Cara Download Purchase Order Sheet AEO di Sistem

“Life is study, if you don’t study you look like not life”

Cara Download Purchase Order Sheet perlu diketahui oleh seorang Merchandiser untuk memastikan tidak adanya kesalahan dalam order, terutama dalam dunia ekspor impor, order adalah hal yang utama dan selalu berkaitan antara supply dan demand. Dengan adanya order maka menunjukkan adanya proses kehidupan di dalamnya, baik untuk eksportir maupun importir. Hubungan antara supply dan demand harus balance, jika salah satu mengalami kenaikan ataupun penurunan maka akan mempengaruhi siklus yang ada. Misalnya permintaan lebih besar dari pada penawaran, maka akan terjadi kekosongan pasar dan akan menyebabkan barang menjadi langka yang berimbas pada kenaikan harga. Atau sebaliknya penawaran lebih besar dari pada permintaan, jika kondisi ini terjadi maka terjadi penumpukan barang di pasar karena sedikitnya permintaan dan akan berimbas pada penurunan harga.

Cara Download Purchase Order Sheet Dengan Mudah

Cara Download Purchase Order Sheet lebih mudah jika kita mengetahui caranya. Bagi eksportir dengan adanya order menunjukkan kalau produk yang dikeluarkan laku di pasaran dan hal ini menjadikan keuntungan baginya yang berimbas pada kehidupan perusahaannya. Sementara bagi importir, mereka memang membutuhkan produk tersebut baik untuk kebutuhan primer maupun sekunder. Jadi di antara keduanya saling berkaitan dan berhubungan.

Secara singkat akan dijelaskan apa itu penawaran dan permintaan. Penawaran adalah jumlah barang atau jasa yang tersedia dan dapat dijual oleh penjual (dalam hal ini adalah sebagai eksportir) pada berbagai tingkat harga, dan pada waktu tertentu. Permintaan adalah jumlah barang atau jasa yang ingin dan mampu dibeli oleh konsumen (dalam hal ini adalah sebagai importir), pada berbagai tingkat harga, dan pada waktu tertentu.

Sesuai dengan judul, dalam artikel ini penulis akan membahas mengenai purchase order (dalam hal ini sebagai produsen / eksportir). Pengertian Purchase Order atau order pembelian adalah lembar kerja atau dokumen yang isinya berupa rangkuman barang atau jasa yang ingin dibeli oleh konsumen / importir yang kemudian akan disediakan oleh produsen / eksportir dengan harga yang telah disepakati. Dalam dunia garment rangkuman / rekap barang meliputi color, size, harga, dan kuantiti.

Umumnya dokumen ini berbentuk formulir (purchase order form sesuai dengan ketentuan Buyer masing masing) dan akan dikirimkan oleh Buyer kepada produsen / eksportir untuk diproses. Dokumen Purchase order  berguna sebagai bukti hukum yang dapat mencegah adanya pelanggaran hukum antara pembeli dan penjual. Karena dengan adanya Lembar Purchase Order (PO Sheet) ini sebagai bukti konkret adanya transaksi atau kesepakatan jual beli.

Untuk Buyer yang sudah mempunyai system bagus, PO Sheet ini dapat diakses selama mempunyai wewenang, dalam hal ini yang berhubungan dengan transaksi jual beli tersebut. Rata rata industry garment di Indonesia tidak langsung berhubungan dengan Buyer, karena posisinya bukan sebagai Vendor atau Kantor Pusat. Meskipun ada sebagian kecil pabrik garment di Indonesia berposisi sebagai Vendor.

Baca juga: Cara Menghitung CBM Pengiriman Untuk Ekspor

Umumnya komunikasi dengan Buyer dilakukan melalui Vendor, sementara Factory bisa berkomunikasi dengan Vendor untuk informasi selanjutnya. Bisa saja Factory komunikasi langsung dengan Buyer dengan syarat memperoleh persetujuan dari Vendor. Istilah Indonesianya kurang sopan untuk melangkahi. Akan tetapi untuk kasus tertentu, Factory bisa berkomunikasi langsung dengan Buyer.

Pada dasarnya PO Sheet diberikan oleh Buyer kepada Vendor sebagai bentuk kesepakatan transaksi jual beli. Kemudian PO Sheet tersebut diberikan kepada factory beserta rekap order (chart yang lebih mudah) untuk diproses sebagaimana mestinya. Karena dalam PO Sheet hanya sedikit orang yang bisa memahami disebabkan terlalu banyak nya informasi, jadi Vendor akan memberikan semacam rekap order untuk memudahkan sebagai acuan order. Tugas dari factory (khususnya bagian marketing) adalah mengecek ulang informasi dari rekap order yang diberikan oleh Vendor dengan PO Sheet yang dari Buyer.

Sering kali terjadi perbedaan entah itu kuantiti, color, size, tanggal ship date, jenis ship mode, destination, style number, dan PO Number itu sendiri. Lembar PO Sheet ini mempunyai nomer nya masing masing yang kemudian disebut dengan PO Number. Untuk mengantisipasi hal tersebut biasanya Vendor memberikan tanggung jawab kepada seseorang di Factory untuk double check untuk menghindari kesalahan yang fatal. Berikut ini penulis akan memberikan Tutorial Cara Mendownload Purchase Order Sheet di Sistem:

1. Step pertama, kunjungi link https://tssprd.ae.com dan akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Masukkan User ID dan Password kemudian klik Submit (jika belum punya, silahkan hubungi pihak yang bersangkutan untuk registrasi). Karena system ini bersifat sensitive maka aksesnya terbatas untuk yang berkaitan saja.

2. Step kedua, setelah klik submit akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini:

Pada menu ini banyak sekali fitur fitur yang berhubungan dengan system, penulis hanya akan fokus mereview fitur yang berhubungan dengan pengecekan Approval Top Sample saja. Adapun penjelasan singkat mengenai fitur utama dalam system seperti berikut ini:

a. Design Center

Dalam fitur design center ada beberapa item yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Selain itu ada juga icon AEO yang berfungsi untuk kembali ke menu utama. Selain itu ada fitur perpustakaan berbagai color, perpustakaan material, Tech Spec, comments yang disesuaikan, dan informasi lainnya.

b. Message

Fitur Message ini berisi informasi pesan dari system mengenai update pemberitahuan dan issue yang sedang terjadi.

c. Vendor Task

Vendor task berisi informasi mengenai tugas yang harus dilakukan oleh Vendor sehubungan dengan permintaan system, seperti revisi atau pembaharuan catatan, update unit by style/color/size, update order, costing, dan informasi lainnya.

d. Business Process

Fitur business process inilah yang nantinya berfungsi untuk tracking Approval Top Sample, mencari dan mengecek update PO Sheet. Selain dua fungsi tersebut, masih ada kegunaan lain seperti pencarian order dengan cepat dan informasi bulk produksi.

e. External Links

External link berisi informasi mengenai manual / regulasi perusahaan, upload data, sample informasi, biaya biaya, dan informasi eksternal lainnya.

f. Recently Viewed Documents

Fitur Recently Viewed Documents berisi mengenai history terbaru dari halaman atau fitur yang dikunjungi, baik history mengenai pencarian PO’s, update order, dan pencarian / update lainnya.

g. Vendor PLM Tasks

Dalam menu Vendor PLM Task berisi informasi mengenai berbagai macam permintaan sample beserta comments nya, dan Vendor bisa tracking sample tersebut.

h. Vendor Material Library Tasks

Jika ingin mencari informasi mengenai perpustakan material fabric ataupun perusahaan bisa mengunjungi fitur Vendor Material Library Tasks.

i. Default Group

Dalam fitur default group berisi informasi mengenai code color semua style yang ada dan bagaimana mekanisme pembelian kuantiti dan pembelian lainnya.

Baca juga: Cara Membaca Order Recap (Total Order Pesanan)

3. Step ketiga, pada fitur Business Process klik Search for Purchase Order (s)

Setelah klik fitur Search for Purchase Order (s) akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini:

Ada banyak fitur pencarian yang bisa digunakan dengan memilih salah satunya, bisa melalui pencarian by Company, Style, Vendor Name, Order No, Factory, dan masih banyak fitur pencarian lain yang bisa digunakan menyesuaikan dengan kebutuhan. Untuk lebih mudahnya bisa menggunakan 2 alternatif (menurut penulis) yaitu menggunakan pencarian by Style dan Order No. Hal yang membedakan keduanya adalah jika menggunakan Style Number berarti pencarian melibatkan satu style dengan banyak PO Number (jika memiliki beberapa PO), dan jika menggunakan fitur pencarian by Order No maka akan lebih spesifik menemukan 1 PO yang dicari saja. Penulis akan mencontohkan pencarian melalui fitur by Order Number.

4. Step keempat, isikan Number PO yang ingin dicari ke fitur pencarian by Order No dan tekan Enter atau klik Search seperti yang ada pada gambar di atas.

Setelah mengisikan Number PO pada kolom Order No dan tekan Enter atau klik Search akan muncul tampilan gambar seperti di bawah ini:

Dalam tampilan gambar di atas ada beberapa informasi yang muncul meliputi Company, Nomor PO (dalam item Order No), Departement, Season (dalam item Collection) Destination (item Selling Channel), Vendor Name, Origin Country, dan item lainnya.

5. Step kelima, pilih atau ceklis select dan kemudian klik item AEO (di kolom Company) dan akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini:

Dalam tampilan gambar di atas terdapat banyak informasi, penulis akan merangkum hal hal pokok yang berkaitan dengan Lembar PO Sheet ini, yaitu meliputi informasi:

a. Order info

Informasi yang ada dalam item Order info meliputi Nama Company, Departement, Origin Country, Order No, Selling Channel, Ship To, dan Revision No.

b. Parties

Dalam patch Parties menyebutkan informasi mengenai Agent, Vendor ID, Vendor Name, Beneficary, dan First Sale Factory.

c. Terms, Dates, dan Values

Informasi yang ada pada patch Terms, Dates, dan Values yaitu mengenai Pay Type, Terms, Currency, Total Quantity, dan Total Price.

d. Detail

Dalam kolom detail ada beberapa informasi penting yang harus dicek, meliputi Description style, Color, Size, Factory Code, Factory Name, Selling Channel / Store Type, Quantity, Ship Pack (Packing Method), Currency, Start & Hand Over Date, NDC Date, Ship Mode, Folding Method, dan informasi penting lainnya.

6. Step keenam, klik PO Print for Vendor di pojok kanan atas untuk download PO Sheet dalam bentuk PDF Files.

Setelah klik PO Print for Vendor akan muncul PDF File PO Number yang dicari, gambar di bawah ini bentuk ringkasan dan point point penting yang ada dalam PO Sheet yang harus dicek.

Ada banyak item yang harus dicek dan disamakan dengan rekap order yang diterima, jika menemukan perbedaan segera info ke Vendor untuk mengecek kebenarannya. 14 Point penting di atas sudah pernah dibahas dalam artikel sebelumnya.

Baca juga: Cara Membaca PO Sheet

Demikianlah tutorial cara download PO Sheet yang bisa penulis paparkan, tentunya setiap Buyer memiliki system yang berbeda dan memiliki tutorialnya masing masing. Akan tetapi isi dari PO Sheet kurang lebih sama, hanya berbeda dalam penyebutannya. Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan bisa membantu rekan rekan yang berkaitan dengan job ini, tetap semangat dalam bekerja dan berkarya, mari budayakan kebiasaan membaca untuk menambah jendela pengetahuan kita. Tetap di blog ini untuk mendapatkan artikel selanjutnya, terima kasih atas kunjungannya, semoga ilmu kita bermanfaat.

Support by American Eagle Outfitters